Mødereferat bestyrelsesmøde 29. maj 2018 – klokken 18.00-21.00

Tilstede: Marie-Sophie, Maria, Michael, Magnus og Helena

Afbud: Bente

 

1. Mulighed for alle beboere at besøge bestyrelsesmødet mellem 18.00 og 18.30 – send gerne en mail til bestyrelsen senest tre dage før, hvis du ønsker at komme forbi bestyrelsen@emblasgade.com. 
   • Beboer ansøger om højtryksrenser.
   • Skuransvarlig orienterer.

    

2. Ordstyrer – Michael
3. Referent – Helena
4. Forslag om forretningsorden præsenteres (Magnus) Domeas forslag til en forretningsorden præsenteres. Bestyrelsen vil tilpasse standardformularen, og vil ved næste bestyrelsesmøde debattere specifikke anliggender i formularen.
5. Procedure for håndtering af akutsager præsenteres (Michael) – Michael vil lave et udkast, som præsenteres til næste møde. Grunden til dette behov er, at der er en beboer, som har fået fugtskade i sin bolig, som har vist sig at være en kompliceret sag.
6. Orientering om afholdt koordineringsmøde med tovholdere fra alle grupper (Helena) – Til mødet deltog grøngruppe, renholdelsesgruppen, grafittigruppen, arb.dag.gruppen, eventgruppen og opgavebanken – afbud fra fællesarealgruppen, krimi, nilan og teknikgruppen. Formålet med mødet var at gentage opgavebankens virke, debattere og eventuelt optimere opgavebankens virke og koordinere brugen af opgavebanken.Kort overblik over organiseringen –

   Grupperne vurderer, hvilke opgaver der skal løses her på Emblasgade. Grupperne vurderer, hvornår opgaverne skal løses og hvor ofte. Grupperne sender opgaver til opgavebanken, opgavebanken sender opgaverne ud til alle beboere (via facebook, de beboere som ikke er på facebook har tilmeldt sig ved e-mail). Opgaverne udsendes hver søndag. Når en opgave er løst, registrerer beboerens sit tidsforbrug.

   Nye tiltag som supplement til driftsopgaverne

   Grupperne vil forsøge at lave vejledninger til de driftsopgaver, hvor det giver mening (fx tømning af affaldsspande, vanding af bambus, lugning af rosenbed osv.). Har du gode forslag eller ideer, så send endelig den pågældende gruppes tovholder en mail. Fremover vil der tænkes bredere ift opgaver der sendes til opgavebanken – således at vi imødekommer ønsket om en bredere vifte af opgaver – fx kan opgavebanken også bruges til opgaver som indkøb til arbejdsdagen, lave invitationer til et arrangement osv

   Hvor meget skal hver husstand bidrage?

   På nuværende tidspunkt er der registreret opgaver og arbejdstimer således at det er gældende at alle husstande skal årligt deltage i to arbejdsdage og derudover lægge 6 timers arbejde om året, for at opfylde kravene i lejekontrakten om at bidrage.

   Evaluering af organiseringen

   På afdelingsmødet 2016 blev det vedtaget at denne nye organisering af opgaver skulle træde i kraft. Med i forslaget hørte en evaluerings del, som skal foretages efter de to første år. Opgavebankgruppen vil gå i gang med planlægning af proces for evalueringen allerede nu! Har du gode ideer eller ønsker at deltage i planlægningen, så send en mail til opgavebanken – emblasgadeopgavebank@gmail.com

7. Siden sidst
   • opdatering på forslag fra pårørende fra det runde hus (Marie-Sophie) – Michael kontakter lederen fra det runde hus for at få bekræftet, at der er opbakning til den pårørendes forslag om forandring.
   • opdatering af råderetskatalog præsenteres (Michael og Magnus)Råderetskatalog/haveregulativ, husorden, vedtægter og vedligeholdelseskataloget gennemgås af bestyrelsen, eventuelle ændringer formuleres, og vil blive præsenteret på næste bestyrelsesmøde. Forslag til ændringer og opdateringer vil blive præsenteret for afdelingen. Har du som beboer inputs til dette, må du gerne sende bestyrelsen en mail.
   • ansvarlig for udskiftning af hængelås (Marie-Sophie) – Der er en beboer, som har efterspurgt, hvem der skal betale for nye hængelåse til vores skure. Ifølge vores husorden er det beboeren selv, der skal betale for ekstra nøgler. Udskiftning af hængelås er på beboers egen regning. Nøgler og hængelås  kan ikke rekvireres hos bestyrelsen på nuværende tidspunkt. Det kan bestilles i nærmeste byggemarked og indstilles, så den passer til låsen på skuret.
   • opfølgning på forslaget om terrasse udvidelse (Michael)Michael og Lone vil lave et forslag, som imødekommer hendes ønske. Afdelingsmødet vil herefter tage stilling til det. Lone har på seneste afdelingsmøde ønsket at udvide terrassen helt ud til bøgehækken. Domea var i tvivl, om det var lovligt ift. København Kommunes (KK) lokalplaner og bygningsreglement – derfor denne opdatering. Ifølge KK må terrasser maksimalt være hævet 30 cm over terræn, vores terrasser er hævet ca. 5 cm over terræn. Derfor kan det godt lade sig gøre, hvis afdelingsmødet beslutter det. På nuværende tidspunkt har afdelingsmødet besluttet følgende i forhold til terrasse-udviddelse:

     “Der må ikke laves om på bygningens udformning, herunder skur og hæk. Græsbelægningen må gerne udskiftes med anden beplantning.

     Terrasserne må udvides med 0,5-0,75 m, det skal laves i samme materiale som det i forvejen liggende terrassegulv.”

     Se hele råderetskataloget her med forandringer vedtaget på afdelingsmøder.

8.  Mails fra beboere og grupper (Marie-Sophie) 
   •  Grøn gruppe ansøger penge til gartner – I oktober 2017 havde grøngruppe en gartner på besøg til råd og vejledning ift. beskæring og udskiftning af træer. Grøngruppe har fået tilbud fra en gartner på opgaven på kr. 19.500 + moms, bestyrelsen vil gerne se tilbuddet inden det godkendes. Efter godkendelse vil grøngruppe og vores driftskoordinator sørge for at arbejdet bliver udført.
   • Ude katte med mere jvf mail fra beboer – En beboer har henvendt sig til bestyrelsen, fordi der er tvetydige opfattelser af vores regler vedrørende husdyr. Vi har nogle regler listet op i husordenen, derudover findes der nogle regler i Domeas “Husdyrtilladelse”, som udfyldes af dyrets ejer og sendes til Domea. I husordenen er der beskrevet mest om hunden, hvorimod i husdyrtilladelse, står der beskrevet “dyret” – herunder både hund og kat. I standardtilladelsen til at holde husdyr fra Domea, som udfyldes af den beboer som anskaffer sig hund eller kat. Af denne fremgår det klart og tydeligt, at “Dyret skal altid føres i snor inden for boligafdelingens område”. Find den her. Hvis dyret er til gene, kan man klage til Domea – der findes en klagevejledning på domeas hjemmeside. Forslag til andre formuleringer i vores husorden, kan præsenteres på afdelingsmøde.
   • Børn over 7 år cykler vildt i gaderne – En beboer påpeger, at der er børn og voksne som cykler på strædet, hvilket er til fare for andre. På afdelingsmødet september 2013 blev det vedtaget, at voksne og børn over 7 år ikke må cykle på fællesarealerne. Find det her under punkt 32.
   • Hjertestarterkursus i Emblasgade – Der er kursus her på Emblasgade d. 14/6 klokken 16-19, hvor der skal deltage minimum 4-5 beboere. Skriv til bestyrelsen@emblasgade.com, hvis du vil være med. Hjertestarteren vil blive opsat ugen før kurset.

 

9. Skuret (Magnus og Helena)  

• Generelle retningslinjer for opbevaring, udskiftning og udlån af foreningens aktiver, herunder redskaber, trailer, cykel, telt m. m. Alle beboere har lov til at låne redskaber i skuret, vi opfordrer til at sætte tingene på plads efter brug. Send en mail til bestyrelsen, hvis der mangler noget eller der er noget der går i stykker, så sørger vi for indkøb eller reparation. Traileren udlånes på nuværende tidspunkt for 50kr/gang – grupperne kan låne traileren gratis. Send morten en mail mortenvincent@hotmail.com , hvis du har brug for at låne traileren. Når el-ladcyklen kommer, kan den lånes af alle beboere. Se skrivelse af udlån her. Har du spørgsmål eller kommentarer til udlånssystemet, så skriv endelig! Hvis du vil hjælpe med udlån, så send en mail til bestyrelsen. Foreningens telt kan udlånes i maximum 48 timer, låner skal sende en mail til bestyrelse, går det i stykker skal bestyrelsen orienteres.
• Forslag om at der på arbejdsdagene rengøres og opryddes i skuret.
• Forslag om, at bestyrelsen straks indkøber 2 stk. løvrive + 2 stk. hækkesaks, 3 skovle, 3 koste til en samlet pris under kr. 2.000,-Magnus indkøber det hele.

 

 

10. Ansøgninger/korrespondancer med servicecenter (Marie-Sophie) – Det aftales, at korrespondence med servicenter så vidt muligt samles i een mail, evt. udsendt før eller direkte efter et bestyrelsesmøde.

11. Status på vandpost (Helena) – Bestyrelsen arbejder på at få endnu en vandpost op, evt. ved Det Runde Hus. Michael tager kontakt til Domea København og Det Runde Hus.

12. Det runde hus – Information om arb. dage med mere i Emblasgade – Fremover vil bestyrelsen kontakte det runde hus, når vi afholder arrangementer som arbejdsdag og sommerfest osv.

13. Evt.

• Vores kompressor er kommet, den står klar til brug nede i skuret. Slange og pistol er defekt. Bestyrelsen indkøber ny i bedre kvalitet til max kr. 1.000,-

• En beboer har stillet forslag om indkøb af højtryksrenser. Forslaget er ikke vedtaget. Bestyrelsen anbefaler, at forslaget evt. stilles på Afdelingsmødet.

• Information om 5-års gennemgang. Der har været gennemgang af 25 boliger i forbindelse med 5-års eftersynet. Teknikgruppen arbejder videre sammen med LLO for at få udbedret fejl og mangler under byggegarantien.

• Der er nu Hysan i skuret til vedligeholdelsen af vores træfacader – find vejledningen her.

• Næste møde er tirsdag den 26. juni klokken 18.00-21.00

• Marie-Sophie fortsætter med at bestyre bestyrelsesmailen.