Mødereferat bestyrelsesmøde 28. august 2018 – klokken 18.00-21.00

Tilstede: Bente, Magnus, Michael, Maria og Helena

Afbud: Marie-Sophie

 

1. Mulighed for alle beboere at besøge bestyrelsesmødet – ingen besøgende.
2. Ordstyrer – Magnus
3. Referent – Magnus, Bente, Michael og Helena
4. Siden sidst
   1. Opfølgning på forslaget om terrasse udvidelse (Michael) – Michael afventer skriftligt dokumentation fra Domea, om deres svar på forslaget er i overensstemmelse med kommunens krav.
   2. Grøn gruppes ansøgning om gartner – Bestyrelsen har på forrige møde sendt Grøn gruppes indhentede tilbud på gartner videre til Servicecenteret, som efterfølgende burde have kontaktet Eva fra Grøn gruppe. Bestyrelsen sender en mail til Eva for opdatering.
   3. Hjertestarter (Michael) – hjertestarteren er endnu ikke tilgængelig, da der har været udfordringer med forbindelse til el. Elektrikeren har afventet tilladelse til at føre el fra Ørsteds bokse på torvet. Denne er nu givet, og hjertestarteren vil blive sat op hurtigst muligt.
   4. El-ladcyklen (Helena) – Driftskoordinator Mathias har oplyst, at der er tegnet forsikring for cyklen. Det er muligt for alle beboere at låne cyklen. Info om cykel og udlån findes her.
5. Mails fra beboere og grupper (Magnus)
   1. Til- og fraflytninger – Vi får to nye beboere. Bestyrelsen vil besøge de pågældende og byde velkommen med diverse info.
   2. Udlæg – Alle udlæg frem til den 22. august burde være udbetalt. Send derfor en mail til bestyrelsen, hvis du har udlæg fra før d. 22. august, der endnu ikke er blevet overført.
   3. Henvendelse fra beboer vedr. børn, der opholder sig på “de grønne bælter” – mellem haverne findes der fællesarealer, hvor alle har lov til at opholde sig. Ophold på fællesarealer må ikke være til gene for øvrige beboere. Vi opfordrer på det kraftigste alle til at vise hensyn til hinanden. Det er vedtaget i husordenen, at fællesarealerne må benyttes af alle, men kun “så der ikke opstår farlige situationer og så du ikke generer andre beboere”. Dette skal overholdes. Husordenen gælder for alle beboere, både voksne og børn. Har man gæster eller lejere, har man også ansvaret for, at de overholder husordenen. Føler man sig generet af andre beboeres ophold på fællesarealerne, anbefaler bestyrelsen i første omgang, at man går i dialog med hinanden. Ved en beboers gentagne brud på husordenen kan man klage. Dette gøres skriftligt til Domea. Der findes en formular, man kan udfylde, eller man kan kontakte Domea. Klagen vil blive behandlet inden for 14 dage af Domea. Se mere på www.emblas.dk – under informationer finder du “Husordenen”. Derudover er bestyrelsen blevet gjort opmærksom på, at der mangler en bøgehæk på skrænten. Efter sigende er de visnet væk. Bestyrelsen vil kontakte Grøn gruppe for at spørge, om de vil sørge for at få genetableret bøgehække, hvor der er behov. Dette kan eventuelt gøres på næstkommende arbejdsdag.
6. Revideret forretningsorden præsenteres (Magnus) – Enkelte ændringer er fremlagt. Der er fortsat punkter, som bestyrelsen skal afklare. Så snart forretningsordenen er færdig, sendes den ud til alle.
7. Procedure for håndtering af akutsager præsenteres (Michael) – udsat til næste møde.
8. Indkøb til skuret (Magnus) – forslag om indkøb/reparation af følgende: slangevogn, trillebør til max kr. 2.000,-. Bevilges, såfremt det er nødvendigt.
9. Det runde hus (Helena + Michael) – Der er uoverensstemmelser mellem de tegninger, som bestyrelsen er blevet forelagt, og de tegninger, som organisationsbestyrelsen er blevet forelagt. Bestyrelsen søger afklaring hos organisationsbestyrelsen inden næste skridt.
10. Forslag om færdiggørelse af nyt og gammelt skur (Magnus) – Der stilles forslag om, at foreningen pålægger Domea at indhente tilbud på færdiggørelse af de 2 skure, dvs. indvendig beklædning og el-arbejde, således at bestyrelsen kan tage stilling til tilbuddene på bestyrelsesmødet i september. Arbejdet har været gået i stå grundet skimmelsvamp pga. manglende ventilation i skurene samt MgO-plade-beklædningen. Dette er indberettet under 5-års eftersynet. Bestyrelsen beder Domea indhente tilbud, således at skurene kan færdiggøres hurtigst muligt af foreningen, såfremt færdiggørelsen ikke kan komme under 5-års eftersynet. Derudover indhentes tilbud om at få lagt fliser rundt om skurene. Bestyrelsen forventer at kunne tage stilling til tilbuddene og igangsætte arbejdet på bestyrelsesmødet i september
11. Status på vandpost (Helena) – bestyrelsen er enige om, at afdelingsmødet bør tage stilling til, om vi skal have endnu en vandpost, fx på torvet/ved skuret, da det indtil videre ikke har været muligt at få en ordning til at anvende Det Runde Hus’ vandpost. Udgiften til dette vil bestyrelsen hensætte i budgettet for det kommende år, da vandposten således kan etableres i dette budgetår, såfremt afdelingsmødet godkender forslaget.
12. Evt.
    • Forslag fra beboer om indkøb af fejemaskine – bestyrelsen synes, det er et godt initiativ, men vi er i tvivl om, hvor stort behovet er. Vi anbefaler at forslaget bliver stillet på kommende afdelingsmøde, hvor alle husstande har mulighed for at tage stilling til forslaget.
    • Næste bestyrelsesmøde mandag den 25. september klokken 18.00 hos Magnus i nummer 71. Alle beboere har mulighed for at besøge bestyrelsen mellem 18.00 og 18.30 – send gerne en mail til bestyrelsen senest tre dage før, hvis du ønsker at komme forbi bestyrelsen@emblasgade.com.