Referat af bestyrelsesmøde, Domea Emblasgade  
 

Torsdag 4/7-2024 kl. 18.30 
 
Referat  

1. Valg af ordstyrer: Michael 
2. Valg af referent: Caroline   
3. Besøg af velkomstgruppen: Vibeke kom på besøg til en snak om, hvordan velkomstfolderen er blevet modtaget. Bestyrelsen har modtaget en del mails, der roser tiltaget. Bestyrelsen arbejder for at få mails på ny tilflyttere. Lige nu er DOMEA ved at undersøge, om det kan ske inden for GDPR. Det er aftalt med bestyrelsen, at vi informerer velkomstgruppen lige så snart vi får besked om ind- og udflytning. Målet er, at alle nye beboere rustes til at bo i en almenbolig+-afdeling. Bestyrelsen overvejer at stille forslag om, at vi afholder en årlig gruppedag, hvor man kan introducere til alle gruppers arbejde og fx gennemgå, hvordan man tilmelder sig osv.   
   
   
4. Status siden sidst:
   1. Status på udlæg og kassererapport, herunder også den årlige budgetrapportering: Den årlige kasserapport er blevet godkendt. Kassereren har meddelt, at han har mulighed for at tilbagebetale udlæg inden for en uge – som regel i weekenden.  
   2. Status på sporet med almenbolig+-konceptet og driften:  
      Bestyrelsen har efter aftale med Domea, sendt dem oversigter over vores aftaler i forbindelse med løsning af opgaver i en almenbolig+ drift. Vi afventer svar herfra efter ferie.    
   3. Status på Atelia-undersøgelsen: På baggrund af forundersøgelser har Atelia udarbejdet en foreløbig rapport. Næste skridt er nu, at medlemmer af bestyrelsen mødes med Atelia og Domea BYG, hvor det skal aftales, hvilke punkter der skal undersøges i dybden. Mødet bliver formodentlig i uge 27 efter aftale med Domea BYG. Bestyrelsen forventer, at konklusionerne på alle undersøgelser er kendt inden årets udgang. Bestyrelsen vil indkalde til et ekstraordinært afdelingsmøde, når vi har flere informationer til jer beboere, og samt hvis der er noget, vi i fællesskab skal tage stilling til. Her vil vi også orientere om rapportens konklusioner. Vi arbejder også på at opdatere hjemmesiden med en sektion for løbende status for undersøgelsen. Bestyrelsen arbejder på hurtigst muligt at vende tilbage til normaldrift.   
   4. Utæt tag i fællesskuret: Der er fortsat problemer med taget i det originale fællesskur. Og der er begyndende problemer i det nyeste skur. Bestyrelsen kontakter servicecenteret herom.  
   5. Arbejdsdage: En beboer har efterspurgt, om der kan komme en arbejdsdag snart. Af arbejdsopgaver nævntes, at der ryddes for at kunne få lagt fliser bag det nyeste skur og plantes hæk op ad grunden. Caroline, tovholder for arbejdsdage, anbefalede, at vi gemmer disse opgaver til arbejdsdagene i september.  
   6. Nye kræfter i bestyrelsen: Vi kan godt bruge flere kræfter i bestyrelsen. Vi opfordrer beboere til at overveje, om de vil stille op, når vi har næste afdelingsmøde.  
      
      
5. Beboerhenvendelse:
   1. Klage over larm: En beboer har klaget over larm i forbindelse med sommerfesten og indstiller til, at larmende fester stoppes i overensstemmelse med husordenen.   
   2. Oprydning af gruppemateriale i fællesskur: En beboer ønsker at smide kabler i skuret ud, da de ikke bruges. Kablerne giver af Yousee til Teknikgruppen. Bestyrelsen aftaler med Teknikgruppen, om kablerne kan smides ud, og planlægger en generel oprydning og opdatering af skuret. Der ligger 1,5 og 3 meters antennekabler.
      Hvis nogle beboere ønsker kabler, kan de skrive bestyrelsen@emblasgade.com og skrive ”Teknikgruppen” i emnefeltet. De kabler, der ikke finder aftagere, vil Teknikgruppen fjerne i forbindelse med oprydning af skuret.   
      
      
   3. Beboere har ønsket status på belysningssituationen og terrasseudbedringer:
      1. Både status for belysning og terrasser afklares med undersøgelserne, der er i gang under Atelia. De vil komme med en klar anbefaling om en forsvarlig og holdbar løsning. Vedr. belysning er det afgørende at få afklaret, om der skal trækkes nye kabler. Hvis der skal det, vil det kræve en større udskrivning (som udmeldt v. sidste afdelingsmøde).  
      2. Det er også afgørende for terrasseudbedringer at få sikret, at drænpumperne virker, og at rekonstruktion af terrasserne udføres korrekt og ikke som det originale anlagte, så der ikke opstår råd hurtigt igen. 
      3. Det er ikke sikkert, at hele rapporten skal foreligge, før vi sætter gang i dette arbejde. Vi håber, at vi løbende kan frigive opgaver til vedligehold/reparation. Vi ved mere om en tidsplan efter uge 27 og melder snarest muligt mere ud. Desuden planlægger vi et informationsmøde.  
         
         
6. Status på hjemmesideopdatering: Vi er i gang med at opdatere og rette hjemmesiden, så den er mere brugervenlig. Det er tillige tanken, at grupperne i stigende grad kan bruge hjemmesiden i forbindelse med deres arbejde.  
7. Grøn gruppe: Intet nyt under solen!  
8. Status på Nilan-eftersyn, reparation mv.: Der er fundet forskellige problemer i forbindelse med eftersynet. DVKT er gået i gang med at udbedre og reparere disse.
   1. Flere beboere har ikke fået foretaget eftersyn. DVKT kommer snart ud igen. De beboere, der ikke har aftalt besøg, skal skrive til bestyrelsen med kontaktinfo. Anlægget kan gå i stykker, hvis det ikke vedligeholdes.  
      
      
9. Evaluering af Emblasgades sommerfest: Mange beboere har rost tiltaget, der især var velbesøgt af gadens børn. Vi håber, at der næste gang vil være endnu flere, der vil deltage!   
10. Dato for næste bestyrelsesmøde: Fremover vil vi forsøge at holder møder fast den sidste tirsdag i måneden kl. 19. Næste møde bliver d. 30/7.     
11. Valg af sekretær: Helle er sekretær indtil næste møde.  
12. Evt.:  

  

Mvh 
Bestyrelsen