Bestyrelsesmødereferat 31. januar

Referat bestyrelsesmøde 31. januar 2019 – klokken 18.00-21.00

 

Tilstede: Michael, Bente, Magnus, Khaled

Afbud: Marie-Sophie

 

  1. Mulighed for alle beboere for at besøge bestyrelsesmødet mellem 18.00 og 18.30 – send gerne en mail til bestyrelsen senest tre dage før, hvis du ønsker at komme forbi bestyrelsen@emblasgade.com. Trine fra nr. 117 var forbi for at give en status på skimmelsagen. Desværre ser det ud til, at udrensningen af lejligheden ikke er udført korrekt. Et nyt skadeservicefirma gennemgår nu lejligheden for skimmel.

 

  1. Valg af ordstyrer – Michael

  2. Valg af referent – Magnus

  3. Ændringer til dagsordenen Punkt 11 om Domea SC´s arbejde udgår. Punkt 12 om udskiftning af ventiler behandles under punkt 14a. Punkt 16 a+b+c tilføjes dagsorden.

  1. Planlægning af kommende afdelingsmøde Kører efter planen.

  1. Gennemgang af forslag om opdatering af Husordenen (Bente) – Bestyrelsens opdateringer til husordenen er næsten færdige. Der mangler dog endelig renskrivning, som foretages af Bente.

  2. Nilaneftersyn (Bente) – Bente gav udtryk for at problem med tilstopning af Nilan-anlæggets afløb bør have særlig opmærksomhed ved eftersyn. Michael kunne oplyse, at DVKT er opmærksom på problemet som er specielt for vores bebyggelse og der føres løbende kontrol og fejlfinding af DVKT. Bestyrelsen gør i denne forbindelse opmærksom på, at den opsatte vanddetektor ikke må fjernes, da beboeren ellers kan risikere at selv skulle hæfte ved evt. vand- eller fugtskade. Man skal også passe på, at der ikke er noget der står foran og skubber til detektoren eller drypbakken under.

  3. Budgetoversigt (Bente) – Bente gennemgik forbedret overblik over 10-års budget. Bestyrelsen havde spørgsmål til enkelte poster. Disse spørgsmål sender Bente til Domea

  4. Økonomi – Udlæg og bevillinger

    • 9.1 Bestyrelsen har bevilliget kr. 1.189 til udskiftning af dæk og knækkede eger på ladcyklen.

    • 9.2 Alle udlæg fra beboer fra januar måned og før burde være afregnet. Kontakt bestyrelsen, hvis du har udlæg for denne måned, der endnu ikke er dækket. Alle udlæg sendes efter forhåndsgodkendelse af bestyrelsen per. mail med behørig dokumentation til: kasse@emblasgade.com

  5. Evaluering på snerydning og saltning – bestyrelsen er tilfreds med sæsonens snerydning/saltning og har ingen kommentarer til selskabet.

  6. Domea SC´s arbejde – Udgår

  7. Udskiftning af ventiler (Bente) – punktet behandles under punkt 14a

  8. Kort orientering om sager under behandling

    • 13.1 Færdiggørelse af skure (Magnus)  – Som lovet er færdiggørelsen af skurene ikke blevet påbegyndt midt januar. Bestyrelsen har rykket Domea og tømreren, der varetager opgaven. Arbejdet forventes nu påbegyndt d. 6. februar.

    • 13.2 Udskiftning af pærer på udendørsbelysning, lygtepæl der er påkørt (Michael) – Pærerne i de høje lygtepæle er skiftet, men nogle af lygterne er gået i stykker. SC er på sagen. Det samme gælder den påkørte lave lygtepæl.

    • 13.3 Status og efterforløb af mødet med Teknikgruppen i december (Michael) Michael har over længere tid med teknikgruppen udarbejdet en skrivelse til Domea København, m.fl. på baggrund af det statusmøde, gruppen aflagde i December. Skrivelsen er herefter rettet til af flere i bestyrelsen. Det er en klage over SC, og over de samarbejdsvanskeligheder og mange større problemer vi, som forening står overfor med 5 års eftersynet samt den normale drift og vedligehold. Bestyrelsen har følt sig nødsaget til at rette klage, idet vi er bekymret for, at foreningen kommer til at risikerer at hæfte for de påviste fejl og mangler. Nu er der indtil videre startet et forløb på at få et bedre samarbejde med SC og en sikring af vores 5 års eftersyn. Dette har vi ønsket skal varetages korrekt af Domea Danmark og deres Byggeri afd. i stedet for SC som nu. Dette inden alle muligheder alt er lukket ned, og foreningen selv hæfter. Vi prøver at sikre så mange fejl og mangler, der er påvist som muligt kommer med og en udbedring af disse og ellers er der nødt til at være en afklaring på hvor store udgifter, det vil betyde for foreningen på langt sigt, da det i så fald skal medregnes i 10 års planen. Der vil komme mere om dette, når vi får mere information om efterspillet.

  1. Mails fra beboere og grupper

    • 14.1 Mail fra teknik- og Nilangruppen omkring de udførte ventiludskiftninger fra Scandibyg (Michael) – Michael informerede bestyrelsen om der uden Bestyrelsen eller teknikgruppens samspil er blevet udskiftet ventiler i 2 af de 4 boligtyper. Der har været en hel del klager fra beboer som følge af denne udskiftning. Nilan og Teknik arbejder på at få klarlagt de præcise fejlkilder og forsøger forsat at tage dialogen til ende med Scandibyg for at løse disse. DVKT er også over fejlen for dokumentering og mulige løsninger. Har du fejl efter skiftet, skal dette meldes til indberetningsskemaet på Nilan, https://goo.gl/forms/3ZzVLAMp5eYrafXV2 vedsiden af er det også meget vigtigt der skrives en klage over det i en mail til sc.koebenhavn@domea.dk så de er klar over omfanget af problemet. Dette er blevet en nødvendighed da kommunikationen for en videre dialog af løsningen af fejlen er blevet lukket ned for teknik og nilangruppen af SC. Bestyrelsen har stadig sagen under behandling på næste møde.Og grupperne arbejder forsat sammen med DVKT.

    • 14.2 Mail fra beboer om sag med SC – Bestyrelsen er orienteret og behandler sagen.

    • 14.3 Info fra renhold vedr. farligt affald – Se vedhæftede pdf-fil fra Renhold.

  2. Skuret, redskaber og udstyr (Michael) – Det er blevet konstateret at nogle el-redskaber har lidt en noget hård medfart og er enten ikke rengjorte eller er direkte  blevet ødelagt. Vi skal opfordre alle, der bruger redskaber fra skurene, om at passe godt på, det man låner. Rengør, hvor det er nødvendigt, det vil sige fjern græs så det ikke bliver til mug, sæt batterier til opladning og hvis materiale går i stykker, så giv besked til bestyrelse!. Tænk på, at der kommer nogen efter dig, som skal kunne bruge værktøjet. Det er en nødvendighed for vi fortsat kan have ting til udlån.

  3. Evt.

    16.1 Status på Det runde hus forslag til afdelingsmødet – Bestyrelsen har ikke hørt nærmere fra Det runde hus ang. deres forslag om afskærmning. Magnus forhører hos Jytte, om dette bliver et punkt til behandling på afdelingsmødet.

    16.2 Ny driftskoordinator – Vores faste driftskoordinator, Mathias, har opsagt sin stilling i Servicecenter København(SC). Domea arbejder på at finde en afløser.

    16.3 MgO-sagen – Bente stillede forslag om at nedsætte en MgO-styregrupper, der kan hjælpe med at sikre, at udskiftningen af MgO-pladerne bliver til så lidt gene for beboerne som muligt. Forslaget behandles på afdelingsmødet.