Bestyrelsesmødereferat 30.10.18

 

  1.  Besøge bestyrelsesmødet – Morten var på besøg, se punkt 15 a) + b).
  2.  Ordstyrer – Magnus
  3. Referent – Helena
  4.  Ændringer til dagsorden
    • Punkt 14.b udgår
    • Punkt 12 udgår

 

 

  1. Konstituering af suppleant som midlertidig bestyrelsesmedlem frem til næstkommende afdelingsmøde (Helena) – Bestyrelsen konstituerer 2. suppleant Bente Adler indtil næstkommende ordinære- eller ekstraordinære afdelingsmøde, da 1. suppleant Khaled, har for travl til at påtage sig opgaven..
  2. Orientering om nøgler og hængelåse til pullerter (Helena) – Èn hængelås er gået i stykker og en anden er forsvundet. Servicecenteret er på sagen, og sørger for at sætte de rette hængelåse (MS/bomnøgle) på, så beredskabsstyrelsen kan komme ind.
  3.  Bekymringer fra beboer vedrørende renovering af husstand (Helena) – Orientering om problemstilling og debat om hvordan vi kan hjælpe. Bestyrelsen vil gå i dialog med Domea om beboerens bekymringspunkter. Derudover vil Michael kontakte Thomas fra LLO, for at undersøge muligheden for ny bistand til sagen.
  4. Orientering om anbefaling til vedligeholdelse af træ på terrasse og facader (Helena) – Der er udarbejdet en anbefaling til vedligeholdelse, som kan findes på vores hjemmeside. Nogle naboer har efterspurgt anbefalingen, derfor denne reminder. Vi har på afdelingsmøde besluttet, at der vedligeholdes træfacader én gang årlig i perioden maj-august. Vi har besluttet på afdelingsmøde, at man selv vælge, om man vil behandle træterrasse.
  5. Færdiggørelse af skure (Magnus) – Fremlæggelse og evt. godkendelse af tilbud fra Domea for færdiggørelse af skurene (isolering, el og fliser). –  Tilbud godkendes og færdiggørelsen af skurene påbegyndes.
  6. Nilangruppen (Michael) – Gruppen afholdte møde i sidste uge, her blev en procedure for fejlindberetning vedtaget. Den kan ses under her, og findes i øvrigt på vores hjemmeside emblas.dk og på opslagstavlen på torvet.
    • “Kære beboere. Vi, i Nilangruppen, varetager tjek af varmegenvindingsanlægget for beboere der har brug for hjælp til korrekte indstillinger, samt andre problemer der måtte fremkomme. Desuden fungerer vi som bindeled mellem beboer og teknikker, hvis der skulle være tale om større fejl der kræver autoriseret hjælp. For daglig brug og gode råd til anlægget, henviser vi til vores guide der findes på Emblas.dk under rubrikken “nilan gruppen” eller i vores Domea Emblasgade Facebook forum under filer, “Guide til Ventilationsanlægget”. Hvis du har et anlæg der ikke virker, SKAL Indberetning af fejl ske via vores indberetningssystem på følgende link: https://goo.gl/forms/wloMJnfm2SnVgtfs1  Obs: Der kan ikke indberettes fejl direkte til servicecentret eller DVKT. Det skal gå i gennem Nilan gruppen da vi derved har et fuldt overblik og en hurtigere og bedre servicering. Har du forespørgsler end indberetning, er du velkommen til at sende os en mail på nilan@emblasgade.com. Med venlig hilsen Nilan gruppen –Kenneth Petersen, Khaled Ghathian, Claus Gulstad og Michael Penther.”
  7. Kort orientering om sager under behandling – Fremover vil næstsidste punkt i mødereferatet indeholde sager, som er under behandling, således at alle beboere konstant er orienteret i løbende anliggender.
  8. Arbejdsprocedure (Michael) – punktet udskydes til næste møde.
  9. Økonomi – gennemgang af (akut)bevillinger for oktober
    • 13a) Ansøgning fra arrangører af Halloween på 300 kr til pynt. – pengene er bevilget.
    • 13b) Ansøgning fra Grøn gruppe på 1100 kr til indkøb (af wire og forårsløg) til arb.dagen – pengene er bevilget.
    • 13c) Ansøgning fra Renholdelsesgruppen på op til 1200 kr til indkøb af 1m3 grus til brug på fællesarealerne. – pengene er bevilget. Orientering til alle om at der er leveret sand og ikke grus. Fællesarealgruppen vil anvende sandet til forårets arbejdsdag ifm  opgaven”opfriskning af sandkasse”. Vi vil bestille grus til foråret. Bestyrelsen har anmodet Domea om at flytte sandet, så det står hensigtsmæssigt for alle.
    • d) Information til beboere: Bestyrelsens kasserer gør opmærksom på, at alle kvitteringer for udlæg skal sendes per mail til: kasse@emblasgade.com
  10. Siden sidst
    • 14a) Ind- og udflytninger (Helena) – indflyttere i november: 63 th og 7 th. Indflyttere i 89 er intern. Bestyrelsen besøger og informerer om vores organisering og får mailadresse fra nye beboere.
    • 14b) Endelig forretningsorden præsenteres (Magnus) – Punktet er udsat.
    • 14c) Budgetmøde og markvandring (Helena) –  bestyrelsen vil sende budgetforslag forud for budgetmøde. Herunder forslag om opsættelse af fælles vandhane og bidrag til evalueringsdagen af opgavebanken – forudsat afdelingsmødet godkender forslagene. Markvandringen skal give bestyrelsen indblik i, hvad der kan være af fremtidige vedligeholdelser for det kommende budgetår 2019/2020. Dato er endnu ikke fastlagt.
    • 14d) Orientering om hjertestarter (Michael) – hjertestarter er opsat og kan tilgås af alle hele døgnet. Meld dig endelig som hjerteløber via https://hjertestarter.dk/ Starteren har en indbygget stemme, som instruerer brugeren når man skal hjælpe.
    • 14e) Status fra 5 årsgennemgangen fra teknikgruppen (Michael) – Teknikgruppen består af Claus, Kennet, Nikolaj, Mustapha og Michael. Teknikgruppen er i gang med planlægge et møde med bestyrelsen for orientering og videre forløb for behandling af fælles fejl, som teknikgruppen stadig mener der er til stede ud fra undersøgelser. Det er vigtigt at  melde tilbage til servicecenteret hvis man er uenig i afgørelserne. Alle beboere der har meldt fejl til 5 årsgennemgangen, bør have modtaget en mail fra servicecenteret med afgørelser fra Scandibyg. Har man ikke modtaget en mail, skal man tage fat i servicecentret.
    • 14f) Orientering om forslag fra Det Runde Hus (Helena) – der orienteres om, at det endelige forslag skal gå gennem org.bestyrelsen og Domea, som herefter vil sende forslag til afdelingsmøde.
  11. Mails fra beboere og grupper (Helena) –
    • 15a) Retningslinjer for udlån af trailer – En beboer har klaget over, at traileren blev udlånt til loppemarked på Emblasgade uden betaling af 50kr til foreningen. Bestyrelsen specificerer hermed retningslinjer for udlån af trailer. Ad-hoc grupper der tager initiativ til gavn for foreningens beboere, kan benytte traileren på lige fod med andre grupper. Betalingen foregår fremover udelukkende på bestyrelsens mobilepay der er linket til vores bankkonto. Til privat brug kan man leje traileren én dag ad gangen for kr. 50. Ved booking oplyses det om det er til privat eller fælles brug. Du kan læse mere om booking på emblas.dk.
    • 15b) Udsendelse af referater – man kan finde referat fra senest afholdte bestyrelsesmøde på foreningens hjemmeside, ligesom referat udsendes per mail til de beboere, der har opgivet en mailadresse. Bestyrelsens diskussioner og det løbende bestyrelsesarbejde føres ikke til referat. Såfremt bestyrelsen træffer en beslutning – jf. tegningsretten i forretningsordenen – mellem 2 bestyrelsesmøder, tages dette op på førstkommende bestyrelsesmøde og føres til referat.
    • 15c) Anbefalinger til håndtering af fugt i dobbeltskure – teknikgruppen er på allerede på sagen, bestyrelsen vil også tage det med på den årlige markvandring.
    • 15d) Henvendelse fra bestyrelsesformand i AAB Ragnhildgade vedrørende hundeluftning på deres arealer. Vores naboforening i de røde bygninger på Ragnhildgade har en regel, om at det er forbudt at lufte hunde på deres fællesarealer. Bestyrelsen er klar over, at alle frit kan vælge, hvor de lufter deres hund. Bestyrelsen videregiver blot ønsket fra naboforeningen om at vise hensyn.
    • 15e) Orientering om klage til Domea fra beboer over byggeri på den tomme grund ud mod Rovsingsgade – bestyrelsen er orienteret.
  12. Orientering om samarbejde vedrørende tryghed i nærområdet (Bente) – Bente orienterede kort om møde afholdt den 10. oktober om den seneste periodes utryghed som følge af bandeaktiviteter på KTK grunden. I mødet deltog flere brugere af KTK grunden, lokalpolitiet, SSP medarbejder og Sikker By og Caroline, Lisbeth og Bente fra os. Der blev delt opfattelser om den aktuelle situation, hvor blandt andet politiet redegjorde for at deres massive tilstedeværelse havde medført, at flere bandemedlemmer var blevet fængslet. Politiet oplevede at det havde medført at der var blevet mere roligt i området. Vi gjorde blandt andet opmærksom på farlig kørsel ad Emblasgade og aktiviteter på grunden mod Rovsingsgade. Caroline (caobao@gmail.com)  er vores kontaktperson i det videre samarbejde og vil komme med et fyldigere referat fra mødet. Følgende kontaktpersoner er dem, man kan henvende sig til hvis man observerer utrygsskabende aktiviteter. Det skal oplyses, at Politiet opfordrede til at henvende sig og opfordrede til at referere til bandekriminalitet:
    • Akut og farlig situation 112, og 114 hvis det ikke er akut, men relateret til bandekonflikt
    • De lokale betjente Jesper og Jonas kan nås via telefon 51 19 96 64. Mere info om Din Betjent.
    • SSP konsulent Ole Lauridsen kan kontaktes på telefon 33 66 15 77. Mere info om SSP København her:https://ssp.kk.dk/
    • Lene Stavngaard fra KBH plus kan kontaktes på telefon 61 66 67 29. Mere info om KBH+ og kontaktoplysninger på øvrige medarbejdere findes her: http://www.kbhplus.dk/ eks.vis leder af Klubben 18+
    • SSP vil udvide deres tilstedeværelse på KTK grunden til også at omfatte byggegrunden mod Rovsinggade. Spørgsmålet om muligheder for at begrænse farlig kørsel tages op igen på næste møde om 1½ måned.

 

  1.   Evt.
    • 17a) Orientering om fravær til beboerne – Helena skal ud at rejse fra januar-april. I den periode konstitueres vores suppleant og kasserer Khaled. Helena er på valg til afdelingsmøde, hun vil genopstille med fuldmagt.
    • 17b) Husorden, råderetskatalog og vedligeholdelseskatalog er opdateret og stemmer overens med vedtagelser på samtlige afdelingsmøder. Haveregulativet er supplement til råderetskataloget, derfor nu ét og samme dokument. Det hele findes på emblas.dk.  Servicecenter har modtaget dem og vil lægge dem på domea.dk.
    • 17c) Kort orientering om sager under behandling – Fremover vil sidste punkt i mødereferatet vil indeholder sager, som er under behandling, således at alle konstant er orienteret.  
      • Forslag om udvidelse af terrassegulve – Michael og Lone vil udarbejde forslag til kommende afdelingsmøde.
      • Krimigruppe – gruppen vil gå ind i samarbejdet se punkt 16.
      • Procedure for håndtering af akutsager – Michael er fortsat på sagen og prøver at få et møde i stand med servicecenteret for så der kan nedsættes en procedure.