Bestyrelsesmødereferat 18. december 2018 – klokken 18.00-21.00 i nummer 71
- Mulighed for alle beboere at besøge bestyrelsesmødet ingen besøgende.
- Ordstyrer – Bente
- Referent – Magnus
- Konstituering af midlertidigt bestyrelsesmedlem samt konstituering af midlertidig næstformand – Bestyrelsen konstituerer per. d.d Khaled som midlertidigt medlem frem til næstkommende afdelingsmøde, samt Marie-Sophie som ny næstformand.
- Evaluering af budgetmøde med Domea
- 5.1 Orientering om budget 19/20 – De bestyrelsesmedlemmer, der ikke var til stede ved budgetmødet, er blevet informeret om næste års budget. Budgettet bliver udsendt til beboerne sammen med indkaldelsen til næste ordinære afdelingsmøde.
- 5.2 Evaluering af samarbejdet med Domea – Bestyrelsen havde rejst en række kritikpunkter i samarbejdet med Domea. Vi havde en god evaluering af disse, men bestyrelsen vil i det nye år arbejdet på at forbedre samarbejdet med Domea yderligere.
- 5.3 Prioritering af fremtidige vedligeholdelsesopgaver – Bestyrelsen vil fremadrettet arbejdet for at øge samarbejdet med Domea om prioriteringen af de fremtidige vedligeholdelsesopgaver. Bente vil til næste møde udarbejde et systematisk overblik over de fremtidige vedligeholdelsesopgaver, der kan danne grundlag for yderligere planlægning.
- Planlægning af kommende afdelingsmøde – Status på opgaver er gennemgået.
- Status på orienteringen fra teknik gruppens statusmøde. Omkring status for 5 års eftersynet af Domea og efterforløb (Michael) Teknikgruppen har fremlagt deres undersøgelser af foreningens stand for dele af bestyrelsen, organisationsbestyrelsen og repræsentantskabet, herunder MgO-problematikken, varmesystemet og afløbene. Teknikgruppens undersøgelser er dokumenteret i en rapport, som Michael uploader til Slack. Bestyrelsen vil indkalde Domea, og evt. Domea Byg og Organisationsbestyrelsen til bestyrelsesmødet i januar for at få en status på 5-årsgennemgangen.
- Forretningsorden præsenteres (Magnus) – Den færdige forretningsorden (se særskilt dokument)
- Gennemgang af forslag om opdatering af kataloger – Bente koordinerer med Helena og overtager opgaven med at ajourføre husorden, råderetskatalog + haveregulativ og vedligeholdelseskatalog. Magnus har udarbejdet forslag til tilføjelse til husorden omhandlende udlån af afdelingens effekter.
- Økonomi – Udlæg og bevillinger – Alle udlæg fra beboere fra før d.d. burde være betalt. Hvis du har haft udlæg, der endnu ikke er dækket, skal du derfor kontakte bestyrelsen.
- Kort orientering om sager under behandling
- 11.1 Færdiggørelse af skure (Magnus) Elektrikeren har færdiggjort sit forarbejde. Tømreren har besigtiget skurene, og forventer at påbegynde arbejdet med cykelskuret i midten af januar. Når redskabsskuret skal færdiggøres, er der behov for hjælp fra beboerne til at rydde dette. Opgavebanken lægger denne opgave ud.
- 11.2 Udskiftning af pærer på udendørsbelysning, lygtepæl der er påkørt (Michael) – Bestyrelsen er blevet orienteret om udskiftning af pærer i udendørslamper på stierne.
- Mails fra beboere og grupper (Marie-Sophie) – Ikke nogen mails fra beboere.
- Dækning af perioden indtil næste møde i januar skal der være en vagtordning – Marie-Sophie har mailen frem til januarmødet.
- Evt.