Referat bestyrelsesmøde 27. november klokken 17.30-21.00

1. Markvandring – se mere under punkt 6.
2. Ingen besøgende
3. Ordstyrer – Bente
4. Referent – Helena
5. Ændringer til dagsorden
   • 5.a Punkt 9.b – Budgetmøde og markvandring flyttes øverst på dagsordenen.
   • 5.c Punkter under “Mails fra beboere og grupper” omhandlende økonomi flyttes til “Økonomi – gennemgang af bevillinger”.
   • 5.d Punkt 10.a udgår.
6. Budgetmøde og markvandring – kommentarer fra markvandringen samt inputs til kommende budgetmøde. Bestyrelsen afholder det årlige budgetmøde med Domea mandag d. 3 december. Bestyrelsen vil sende budgetforslag forud for budgetmøde. Herunder forslag om opsættelse af fælles vandhane og bidrag til evalueringsdagen på anmodning af opgavebanken – forudsat afdelingsmødet godkender forslagene. Markvandringen skal give bestyrelsen indblik i, hvad der kan være af fremtidige vedligeholdelser for det kommende budgetår 2019/2020. Bestyrelsen medtager nedenstående punkter til mødets dagsorden:
   1. Forbedring af udendørsbelysning på stræder
   2. Opretning af nedsunkne fliser og brosten
   3. Udbedring af manglende trin på enkelte udendørs trapper (også nævnt i BSF rapport)
   4. Etablering af ekstra udendørs vandhane (ca. 40-45.000kr)
   5. Ekstern konsulenthjælp ved afholdelse af evalueringsdag for opgavebanken (op til 50.000kr)
   6. Er 10-års budget inklusiv eller eksklusiv forbedringer under 5-års gennemgang?
   7. Optimering af samarbejde mellem afdelingsbestyrelsen og Domea servicecenteret.
   8. Drift og service af drænpumper
   9. Dato for kommende afdelingsmøde – struktur for mødet (afstemning af forslag ønskes først på dagsordenen)
   10. Afklaring om bestyrelsens kompetence ift. bevillinger og økonomi.
   11. Nyt om skimmelsvamp sag
7. Evaluering på teknik Gruppens møde omkring status for 5 års eftersynet af Domea og efterforløbet (Michael) – Udgår, da statusmødet bliver afholdt d.11/12-2018. Formålet med mødet er, at Teknikgruppen aflægger status på hvad, den er kommet frem til, hvilke fejl der anses for mest udbredt og kritiske, om sit forløb med Domea servicecenter. Heri også hvilke fejl der bør arbejdes videre på.
8. Planlægning af kommende afdelingsmøde Bestyrelsen har påbegyndt planlægningen af det kommende afdelingsmøde, der afholdes i foråret 2019. Nærmere information omkring dato, hvordan man stiller forslag og selve afholdelse af mødet, vil følge i begyndelse af det nye år.
   • 8.a Bestyrelsen har uddelegeret forskellige praktiske opgaver bestyrelsesmedlemmerne imellem.
   • 8.b På afdelingsmødet skal der vælges en referent og en ordstyrer, skriv gerne til bestyrelsen, hvis du har interesse i en af disse poster.
9. Helenas fravær – Næstformand Helena udtræder midlertidigt af bestyrelsen januar til april 2019. Bestyrelsens øvrige medlemmer har i denne periode fordelt hendes opgaver imellem sig.
10. Siden sidst
    • 10.a Endelig forretningsorden præsenteres – udsættes. Afsnittet om økonomi mangler afklaring med Domea.
11. Økonomi – gennemgang af bevillinger
    • 11.a Ansøgning fra renhold – der ansøges om indkøb af 7 brøndposer til opsamling og skidt og møg i kloakkerne – ca. 3850,-. Beløbet er bevilget.
    • 11.b Ansøgning fra renhold – der ansøges om indkøb af ½ kubikmeter grus til stabilisering af sten og fliser – op til 700kr. – Beløbet er bevilget.
    • 11.c Ansøgning fra renhold – plastikposer til de fire affaldsspande på fællesarealerne.ca. 700 sække for 700kr – Beløbet er bevilget.
    • 11.d Information til beboere: Bestyrelsens kasserer gør opmærksom på, at alle kvitteringer for udlæg skal sendes per mail til: kasse@emblasgade.com
12. Mails fra beboere og grupper
    • 12.a Orientering fra grøngruppe: nye træer på Emblasgade er etableret. Pas på dem.
    • 12.b Ny traileransvarlig og medlem af renholdelsesgruppen: Nicolai (63 th) – find info om booking på emblas.dk.
    • 12.c Tovholder + nyt medlem i fællesarbejdsdaggruppen: henholdsvis Caroline (87 th – caobao@gmail.com ) og Marie-Louise (63 th).
    • 12.c Midlertidig tovholder i renhold – Uno vil være tovholder under Helenas fravær.
13. Kort orientering om sager under behandling
    • 13.a Færdiggørelse af skure (Magnus) – færdiggørelsen er endnu ikke igangsat, da vores servicekoordinator som er tovholder på sagen er langtidssyg. Bestyrelsen arbejder fortsat på det.
14. Bekymringer fra beboer vedrørende renovering af husstand – intet nyt vedrørende dette.
15. Evt.