Mødereferat fra bestyrelsesmøde 19. april 2018 – klokken 18.00-21.00

---

Tilstede: Magnus, Michael, Marie-Sophie, Maria, Bente og Helena

Afbud: Khaled

 

1. Besøg af repræsentanter fra Det runde hus, der orienteres om, at de pårørende vil stille forslag om begrønning. Dette forslag vil bestyrelsen orientere om snarest muligt.
2. Valg af referent – Helena
3. Valg af ordstyrer – Helena
4. Velkommen til nye bestyrelsesmedlemmer, spørgsmål og inputs? Det foreslås, at vi får udarbejdet en forretningsorden for bestyrelsens arbejde. Magnus laver et forslag (i samarbejde med domea), som præsenteres på næste møde.
5. Valg – Næstformand Helena og kasserer Khaled er valgt til at fortsætte.
6. Debat om forslaget fra det runde hus – Bestyrelsen afventer konkret forslag fra repræsentanterne, og vil behandle forslaget på næstkommende bestyrelsesmøde.
7. Bevilling af penge til arb. dag og procedure fremover – Dette vil blive beskrevet i den kommende forretningsplan.
8. Forberedelse af arbejdsdag 22. april – Fælles Arbejdsdag Gruppen har indsamlet opgaver fra beboere og grupper. Der vil på søndag blive hængt opgaver op på torvet, hvor man kan skrive sig på, der hvor man ønsker at bidrage. Det forventes, at der deltager én voksen pr. husstand.
9. Evaluering af afdelingsmøde – Vi vil næste år forsøge at gøre det endnu bedre. Og vi vil gå i gang med forberedelserne endnu tidligere.
10. Opdatering på hjertestarteren – brugerkursus? opsætning? – Kursusansvarlige og Michael er ved at finde dato for, hvornår kurset starter. Når kurset starter, så vil hjertestarteren være blevet sat op på forhånd. Michael undersøger, om der mangler et medlem for at etablere kursus. Michael foreslår at opsætte hjertestarteren ved siden af vores tavle på fællestorvet, da den her vil være mest synligt fra alle vinkler.
11. Henvendelser fra beboer
    • Private ejendele på fællesareal med mere jvf. mail fra beboer – Vi opfordrer beboerne til at renholde både egne og fælles områder.
    • Vedrørende deling af mailadresser. En beboer ønsker at bestyrelsen deler alle beboernes mailadresser. Beboeren har undersøgt muligheden hos Domea og datatilsynet, og det er desværre ikke en mulighed.
    • Saltning i Emblasgade – opfordring fra beboer. En beboer synes, der er bliver strøet for meget salt uden at tage hensyn til det grønne. Bestyrelsen vil gøre snerydningsfirmaet opmærksomme på det til efteråret.
    • Udskiftning af hængelås på skurene – hvem skal betale? Ifølge husordenen skal man selv betale for nye nøgler, de rekvireres hos bestyrelsen. Navneskilte sørger boligafdelingen for, man skal undgå klistermærker og andre uautoriserede opslag på postkasser.
    • Behandling af mail omkring terrasse udvidelsen fra afdelingsmødet. Michael svarer Lone og hjælper hende med den videre processen.
    • Klage fra beboer over snerydning. En beboer har sendt en mail i marts måned, for at gøre opmærksom på at snerydningsfirmaet fejer om natten, og det støjer i en sådan grad at hele familien vågner. Helena har kontaktet firmaet, som ikke umiddelbart kunne ændre i køreplanen, men de ville være opmærksomme på vores ønske. Det viste sig, at de efterfølgende imødekom vores ønske.
    • Klage fra beboer over Servicecenterets håndtering af akut skadesag. Næste bestyrelsesmøde vil Michael foreslå en simpel procedure for, hvordan vi fremover håndterer akutte skadesager.
12. Hvad er den konkrete procedure for udførelse og regler ved forandringer/forbedringer fx. elstik installationer i vores boliger. Se under punktet “Evt. a.”
13. Opdatering på Yousee sag af Michael –  Der er blevet installeret nyt anlæg. Der vil blive udskiftet 40 ældre modem fra yousee kunder, så til dem der har fået besked skal i huske at udskifte det. Der kommer en del godkendte antennekabler og kabler til modemmet fra yousee, hvis man er yousee-kunder og stadig har fejl vil man kunne få et kabel udleveret. Man skal skrive sit navn og husnummer til bestyrelsens mail Så vil Michael komme forbi med det. Man skal huske at hvis man selv har fået lagt antenne kabel til andre steder i huset og stadig har udfald på tv eller internet, bedes man tjekke kvaliteten af kabel der er lagt, da de skal være skærmet og har et mærke med yousee godkendt, da det ellers også vil skabe fejl. (typisk er de billigste fra bilka, harald nyborg, elgiganten osv ikke skærmet.) Opstår der fejl på nettet skal der sendes der en mail til teknik@emblasgade.com udover stadig at melde det til sin udbyder.
14. Opdatering på Det kommende Nilan eftersyn – Der bliver installeret vand bakker med alarm. Alarmen hyler hvis der kommer vand, så vi kan undgå vand og skimmelskader. Husk at rydde emhætte skabet og teknikrummet, inden du får besøg af teknikeren.
15. Lys på stræderne – Alle høje lampe standere skulle nu have fået nye pærer. Skralderum og alle standere får udskiftet i løbet af de næste par uger. Der er desuden pærer til alle beboere, som bor på 1. sal, som kan bruges over døren. Skriv til bestyrelsen, hvis du skal have skiftet en pære.
16. Status på indkøb af vedtagne forslag (2017 – elcykel + kompressor, 2018 – aktivitetssæt) – Forslagsstillere i samarbejde med bestyrelsen og Domea er ved at få indkøbt diverse.
17. Status på 5-års gennemgangen – Teknikgruppen afventer rapport fra undersøgelserne fra de 3 lejligheder..
18. Behandling af træ facaderne (Hysan) – Vi husker alle beboere på, at vi på afdelingsmøde har besluttet, at vi selv vedligeholder træ facaderne. Vi anbefaler at det gøres nu. Vejledning findes her. Der er mere hysan på vej, det vil være at finde i skuret snarest muligt. Husk at medbringe din egen forstøver, som du kan hælde over i. 
19. Brev fra Domea med underskriftsindsamling v. Michael – Organisationsbestyrelsen har besluttet at sende info om underskriftsindsamlinger til alle bestyrelsesformænd, Bestyrelsen videresender hermed info – 1. kreds har afholdt weekendkonference, og drøftet regeringens udspil ”Et Danmark uden Parallelsamfund” Regeringen vil bruge 12 mia.kr. af alle almene lejeres opsparede huslejepenge i Landsbyggefonden til at finansiere deres plan. Til gengæld afsættes så lidt til nødvendige renoveringer i den almene sektor, at det ikke engang dækker køen af renoveringer lige nu. Og det er renoveringer, som allerede har ventet i årevis. Det er helt uacceptabelt! BL 1. kreds opfordrer til, at du samler flest mulige underskrifter imod forslaget. Se underskriftindsamlingen på: https://www.skrivunder.net/fingrene_vak_fra_lejernes_penge
20. Mødedato for næste møde – Bestyrelsen vil fremover mødes den sidste tirsdag i måneden. Næste møde d. 29. maj klokken 18-21. Ønsker du at deltage i mødets første halve time, skal du sende en mail til bestyrelsen senest d. 26. maj.
21. Evt.

 

1. Råderetskataloget skal opdateres, så det bl.a. fremgår tydeligt, at al ændring i boligerne skal ansøges om hos Domea. Michael er i gang.
2. Vi gør opmærksom på at det ikke er til vores brug og der må derfor IKKE sættes storskrald på deres område eller i deres container. Har du storskrald skal du aflevere det på nærmest genbrugsstation.
3. Vi opfordrer til at beboere sørger for at klippe hække og slå græs i henhold til råderetskataloget. Desuden skal jordstykket foran skuret også ordnes.
4. En beboer vil gerne låne vores telt til brug i sommerhus. Dette er ikke en mulighed, da vi ikke i fællesskab i foreningen ikke har belsuttet en procedure for udlån af vores fælles materialer. Bestyrelsen kan ikke på vegne af foreningen beslutte, om vi kan udlåne vores fælles ejendele. Vi opfordrer beboeren til at stille forslag til afdelingsmødet herom.
5. Der er en midlertidig indkørsel til Emblasgade. Pas på!! Der bliver kørt stærkt.
6. Marie-Sophie fortsætter med at bestyre mailen.
7. Vi gør endnu en gang opmærksom på vores husorden ift. at holde husdyr. Der må ikke færdes dyr uden snor på vores fællesområder. Der er beboere, som har stor gene af katte – der bliver ødelagt havehynder, barnevogne er fyldt med sorte poter og kattehår.
8. Naboklager skal ske skriftligt til Domea, som har et særligt skema. Dette kan findes på domeas hjemmeside eller ved at kontakte Domea.