Deltagere: Michael, Jelena, Helena, Marie-Sophie, Khaled, Mustapha, Mathias og Jytte fra servicecenteret.

1. Indkøb af redskaber – Morten som er vores skur ansvarlig, fremlagde forslag om køb af 2 x hækkeklippere, 1  motorsav, 1 buskrydder af mærket Still, det er bliver system i samme batteri til flere af de ting vi har, koste og skovle i letvægt af metal skafter. Senere hen vil der være behov for 2 teleskopstænger til hækkeklipperen til beskæring af træer.

2. Status fra opgavebank repræsenteret af Bente præsenterer status for de første fire måneder af opgavebankens levetid. Bestyrelsen opfordrer alle beboere til at orientere og tilmelde sig på facebook til at løse de fælles opgaver vi har, som er forbundet med vores lejemål. I alt har 52 husstande påtaget sig opgaver via opgavebanken. Det er rigtig flot, men det er under halvdelen og vi skal have alle 113 lejemål til at deltage i vores fælles opgaver – ellers kan konsekvensen være en huslejestigning. Desuden vil bestyrelsen opfordre alle grupper til at huske at få udsendt mødereferater, så vi alle kan få indsigt i gruppernes arbejde. Er man ikke på facebook, kan må modtage de ugentlige opgaver via mail. Opgavebanken kan kontaktes på emblasgadeopgavebank@gmail.com.

3. Valg af referent Mustapha

4. Valg af ordstyrer Helena

5. Introduktion af Jytte og Mathias fra Domea.

• • Velkomst til Mathias som er tiltrådt i stedet for Anders som driftsleder for vores afdeling og andre afdelinger i Domea.

• • Beboere der ikke lever op til lejeaftalen kan risikere at blive opsagt. Derfor er det vigtigt at alle beboere overholder haveregulativet, råderetskataloget og deltager i vores fælles praktiske opgaver.
    
    

  • Hvis man vil tilbygge, lægge EL m.v. skal der søges om tilladelse gennem Domea inden udførelse, når der er tale om forandringer/forbedringer i boligen.

• • Der henvises til de eksisterende regler om husdyr der står under husordenen for anskaffelse af Husdyr, og det understreges samtidig at søge tilladelse før anskaffelse af dyr, og desuden bemærke retningslinjer for at holde husdyr på indenfor egen bolig eller i snor. Der skal søges tilladelse gennem Domea inden anskaffelse af husdyret, formularen findes på Domeas hjemmeside.

• • Udlejning på Airbnb ifølge Domeas regler tilladt i op til 6 uger årligt uden ansøgning om fremleje. Dog skal man være opmærksom på at lejeindtægten ikke må overstige den oprindelige lejeindtægt. Vil man fremleje af længere tid, skal der også søges tilladelse af Domea inden.

• • Hvordan følger vi op med Domea om de 9 punkter som afdelingsmødet besluttede for nærmere undersøgelse i sagen omkring grove mangler? Domea vil koordinere undersøgelser af de 9 sager med Teknikgruppen, LLO og bestyrelsen, hvor der skal tages stilling til i hvilken udstrækning de forskellige mangler skal og kan forbedres, hvor ansvaret ligger. I det der både er en 5 års gennemgang, den årlige markvandring samt sager som MGO plader der allerede er under opsyn og godkendt til vedligeholdelse under Byggeskadefonden.

• • Vi må ikke længere benytte det runde hus’ vandpost. Det anbefales at der stilles forslag til afdelingsmødet til foråret om oprettelse af ny vandpost, hvis vi vurderer der er behov for det.

• • Pligter når man fremlejer. Den indflyttede fremlejer skal påtage sig samme opgaver som den permanente lejer er forpligtet til at yde. og der er lejerens ansvar at fremlejer overholder lejeaftalen under fremlejeperioden.

• • Hvor meget råderum har kassereren til indkøbs ønsker? Ikke særlig mange det det nu er blevet begrænset til småindkøb, da Domea har bestemt de fremover skal stå for alt indkøb med rekvisitioner. Det er blevet beregnet at vi i gennemsnit har betalt 307 kr. for håndværkere.

• • Da den nye bestyrelse ikke har fået en ordentlig introduktion, har Domea muligheden for at lave bestyrelseskurser til nye bestyrelsesmedlemmer og vil afhængig af behov evt. arrangere kurser i November.

6. Kasserer funktion, indberetninger, visning af netbank, budget/regnskabsstyring m.v. (v. Khaled) – Mastercard indhentet, NemId er klar, 2 regninger betalt i forbindelse med sommerfesten.
   
   

7. Mapper og printer – hvor skal det opbevares? (v. Helena) Gamle mapper skal gennemses af Michael for senere arkivering af bilag der ikke må kasseres. Printer står hos Marie-Sophie.

8. Status på fornyelse af domæner/mail adresser (v. Mustapha og Michael) Domæner er fornyet og googledrev nedsat til en betalt bruger mod før to. Der ventes på den sidste formaliteter for overdragelse af hjemmesiderne  til bestyrelsen.

9. Status på mail system? mail systemet virker og teknikgruppen@emblasgade.com teknik og kasserer mailen kasse@emblasgade.com kan tilgås. Var nede i kortet tid, grundet manglende kreditkort fra Domea til googles trækning da det skal skiftes med en ny bestyrelse.

10. Status på mobil abonnement. Hvor meget er det anvendt? Mobilnummer fra Firmafon til bestyrelse er fortsat i brug yderligere 3 måneder for evaluation. Indtil videre har telefonen ikke været i brug. Husk vores nummer er 71 99 23 77.

11. Status fra teknikgruppen (v. Michael)  Bestyrelsen har givet Teknikgruppen beføjelser til at fortsætte en tæt og positiv dialog med Domea, LLO og bestyrelsen for at igangsætte undersøgelser samt kortlæggelse af grove fejl og mangler samt problemernes omfang i vores ejendom. Teknikgruppen vil gerne have beboer som oplever fejl af grovere karakter(kolde vægge, manglende tætningslister, osv. ) og som ikke er en del af de 9 punkter der blev taget op ved afdelingsmødet til at skrive og kort forklare dem på teknik@emblasgade.com.

12. Hvem administrerer bestyrelsens mail? Frekvens? Hvornår kan beboere forvente svar? (v. Helena) Det er aftalt, at vi skiftes til at administrere bestyrelsens mail. Marie-Sophie vil den næste måned administrere bestyrelses mail. Og vi bestræber os på at svare senest et døgn efter modtagelse i hverdagene.

13. Status på månedsnyt – layout? (v. Mustapha) Nyhedsbrev Layout for referater og bestyrelsesmøder udsættes til der er behov for det.

14. Status på snerydningsmaskinen? Snerydningsmaskine bliver sat til salg i den blå avis. Marie-Sophie er på sagen.

15. Inaktive beboere: status på den enkelte manglende husstand? se ovenstående svar under punkt 5. Der vil blive fulgt op på næste møde for de fire manglende husstands registreringer.

16. Status på Yousee-kontrakt (v. Michael)  Se vedlagt Indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde i denne mail. Papirform udarbejdes Domea og vil blive tilsendt hurtigst muligt. Afstemningen vil blive d.21/9 kl 19 på fællestorvet. Grundet kontrakten skal fornyes, skal dette op til en afstemning. Der kan også læses IT gruppens vedhæftet beskrivelse af forslaget i denne mail og hvilken betydning det har for os.

17. Status på byggeriet ved rovsingsgade (v.Michael) Byggeriet er på nuværende tidspunkt udskudt til tidligst midt 2018.

18. Status på behandling af mail fra beboer om brug af fællesvand (v. Michael) Brug af fællesvand er kun til fælles arealer og ikke fx rensning af facader. Bestyrelsen opfordrer til at man bruger vand fra egen hane til egne områder.

19. Status på vandhanen (v.Michael) Der arbejdes stadig på en løsning. Træerne skulle kunne klare sig selv, så det er kun bede, blomster osv der skal vandes. Grøn gruppe kan være med i vurderingen af behovet for en vandpost ved skuret.

20. Status på behandling af mail fra beboer husdyr ansøgning (v. Michael) Ny ansøgning for husdyr modtaget og afleveret til Domea.

21. Status på behandling af mail fra beboer vedrørende gener fra udekatte på Emblasgade (v. Michael) Bestyrelsen opfordrer på det kraftigste alle husdyrejere til at holde katte og hunde på sine egne lejemål og henviser til husordenen. Husk katte såvel som hunde skal være i snor på fællesområderne. Oplever man gener fra husdyr, opfordres man til gå i dialog med ejeren og hvis en løsning ikke forefindes kan man kontakte servicecentret for videre opfølgning, er der tale om aggressive dyr, bortløbne dyr, ukendte ejer, gentagne gener m.v. kan man koordinere med servicecentret og ved siden af ringe til Falck eller Politiet.  
    
    

Udsnit fra lejekontrakten og regulativer:

”HUSDYR – Det er tilladt at holde et husdyr, en hund eller en kat pr. lejemål efter særskilt tilladelse. Ansøgningsskemaet kan du få på hjemmesiden. Der gives ikke tilladelse til hunde racer eller blandinger med hunderacer, som er forbudt ifølge Hundelovens forbudsordning. Hunde skal altid holdes i snor udenfor lejemålet, og der skal være tegnet lovpligtig ansvarsforsikring for hunden. Hunde må ikke luftes på afdelingens fællesarealer, og du er forpligtet til at fjerne hundens eventuelle efterladenskaber i tilfælde af uheld øjeblikkeligt. Dyret må ikke på noget tidspunkt være til gene for afdelingens øvrige beboere. I tilfælde af berettiget klage over husdyret, vil husdyrtilladelsen blive inddraget uden yderligere varsel. Det kan i værste fald resultere i, at du skal aflive dyret eller fraflytte afdelingen. Reglerne gælder også for de gæster, der medbringer dyr i ejendommen. Gæstende hunde og katte må maksimalt være på besøg i afdelingen i 3 uger. Fodring af dyr, fugle m.v. Undlad at fodre vilde/fritgående dyr som fugle og katte mv. Foderrester kan tillokke uønskede skadedyr som f.eks. rotter og duer.”

22. Status på iværksætning af vedtagne forslag på afd. mødet 2017 – For de indkomne forslag til indkøb skal Domea gennemgå budget for at undersøge indkøbsmuligheder og ellers går det først under næste års budget, da det ikke er blevet budgetteret med evt. vedtagelser før man stemmer om årsbudgettet på mødet. Hjertestarter og trailer indkøbes under konto 116.

• Hjertestarter (v.Michael)

• Elektronisk lås på skur

• El ladcykel

• Kompressor til at pumpe bolde og cykler

• Trailer(v.Michael)

• Pærer til fællesområderne

23. Forslag fra fællesareal gruppen om dialog med det runde hus om at udnytte pladsen mellem os og dem. Forslaget er afvist på nuværende tidspunkt, da bestyrelsen selv vil forsøge at oprette en positiv dialog med Det Runde Hus. Bestyrelsen vil vende tilbage til gruppen, hvis det runde hus er indstillet på samarbejde i brug af deres grund.
    Beboerne i Det Runde Hus har særlige behov, brug for skærmning og ro. Vi anbefaler derfor at børn ikke leger udenfor huset men på vores egne områder. Pladsen udenfor Det Runde Hus hører til dem og derfor kan det føre til indskrænket brug af området.

24. Ansøgning om udbygning af 3 meters terrasse ved fortsættelse over græsplænen.  Vedr. ansøgning om udvidelse af have område henvises til det fælles haveregulativ som skal efterfølges. På afdelingsmødet i februar 2015 blev der vedtaget “udvidelse på 0,5-0,75m, det skal laves i samme materiale som det i forvejen liggende terrassegulv.” (se referatet her). Ansøgningen afvises i overensstemmelse med haveregulativet, da det er over de vedtaget mål. Vi opfordrer beboere til at stille forslag til afdelingsmøde, hvis man ønsker at ændre på haveregulativet.

25. Hvad kan vi forsøge at gøre ved den stigende kriminalitet på Emblasgade v/Michael. Mustapha, Maria og Michael vil indgå i en dialog gruppe med områdets interessenter for ideer og forslag til løsninger på kriminalitet og konflikter i området.